FUNGSI PENGEMBANGAN PELATIHAN KARYAWAN OPERASIONAL

Kita yakini bahwa belum ada suatu perusahaan pun yang dapat mengoperasikan
faktor produksi tanpa memanfaatkan tenaga kerja. Bahkan ada semacam kecenderungan,
makin besar perusahaan dari segi kualitas dan kuantitas, makin besar jumlah kebutuhan
akan tenaga kerja. Meskipun telah ditemukan teknologi baru berupa mesin-mesin
otomatif dan komputerisasi, tetapi bagi sebagian besar perusahaan belum dapat
melaksanakan kegiatannya tanpa adanya tenaga kerja. Justru dengan semakin
moderennya peralatan produksi (mesin-mesin) kebutuhan tenaga kerja yang professional
juga makin meningkat.
Pengembangan suatu system pendidikan dan pelatihan terpadu dalam kaitannya
dengan upaya pengembangan sumber daya manusia umumnya dan pembangunan
ketenagakerjaan, khususnya kiranya memang merupakan keharusan dan kebutuhan yang
semakin terasa dewasa ini. Kendatipun gagasan ini sesungguhnya bukan merupakan hal
baru, namun rintisan pelaksanaannya berdasarkan konsep yang jelas ternyata belum
direalisasikan sebagaimana diharapkan.
Tanggung jawab pengadaan tenaga berkualitas tersebut, merupakan tanggung
jawab banyak pihak, seperti : pemerintah, badan usaha pemakai tenaga kerja, lembaga
pendidikan dan pelatihan, lembaga pendidikan formal termsuk perguruan tinggi,
koperasi, usaha Negara, usaha swasta, organisasi karyawan, dan lembaga
kemasyarakatan. Tanggung jawab itu perlu secara terkoordinasi dan terpadu; dan oleh
karenanya timbul pemikiran konseptual untuk mengembangkan suatu system pendidikan
dan pelatihan terpadu, yang mampu melaksanakan program orientasi terpadu guna
menghasilkan tenaga kerja professional dan terampil. System orientasi tersebut sangat
dibutuhkan sebagai wahana pembinaan ketenagakerjaan yang mampu beroperasi secara
efektif dan menghasilkan tenbaga kerja yang siap pakai.
Tujuan orientasi adalah untuk membantu karyawan baru, membuat penyesuaian
yang mulus di tempat kerja mereka. Untuk melakukan hal itu, dibutuhkan program
orientasi yang terencana dan di laksanakan dengan baik yang akan :
• Mengurangi tingkat kegelisahan karyawan
• Mendorong sikap positif terhadap organisasi
• Menjawab pertanyaan-pertanyaan yang tidak tertangani pada saat perekrutan
• Memperkuat dan menetapkan ekspektasi kerja yang realistis
Tujuan pelatihan di tempat kerja, baik karyawan baru ataupun karyawan lama,
adalah untuk memastikan adanya kesesuaian antara persyaratan yang dituntut oleh suatu
pekerjaan dengan ketrampilan serta kompetensi karyawan.
Orientasi memungkinkan karyawan baru mungkin akrab dengan lingkungan kerja
dan mendapatkan rasa memiliki yang merupakan bibit dari komitmen terhadap
organisasi. Sasaran utama orientasi di tempat kerja adalah untuk :
-Membuat karyawan baru merasa diterima dan nyaman
- Menciptakan persepsi positif terhadap organisasi
-Mengkomunikasikan prosedur dasar organisasi kepada karyawan baru
- Membentuk dasar untuk pelatihan berkelanjutan
-Mengkonfirmasikan keputusan karyawan untuk bergabung dengan organisasi
- Memulai proses pengintegrasian karyawan baru ke dalam angkatan kerja
organisasi
A. Pengertian Pelatihan dan Pengembangan
Penggunaan istilah pelatihan (training) dan pengembangan (development)
dikemukakan oleh beberapa para ahli. Pendapat-pendapatnya dapat diketahui sebagai
berikut :
Dale Yoder menggunakan istilah pelatihan untuk pegawai pelaksana dan
pengawas, sedangkan istilah pengembangan ditujukan untuk pegawai tingkat manajemen.
Istilah yang dikemukakan oleh Dale Yoder adalah rank and file raining, supervisor
training, dan management development.
Edwin B. Flippo menggunakan istilah pelatihan untuk pegawai pelaksana dan
pengembangan ntuk tingkat pimpinan. Istilah-istilah yang dikemukakan olehnya adalah
training operative personnel dan excecutive development.
B. Pelatihan Karyawan
Pelatihan merupakan proses membantu para tenaga kerja untuk memperoleh
efektivitas dalam pekerjaan mereka yang sekarang atau yang akan dating melalui
pengembangan kebiasaan tentang pikiran, tindakan, kecakapan, pengetahuan, dan sikap
yang layak.
Berdasarkan rumusan tersebut, pelatihan merupakan kunci manajemen lini dan
staf. Manajemen lini memiliki tanggung jawab yang sebesar terhadap penyelanggaraan
pelatihan, sedangkan staf membri teknis opersaional untuk membantu lini dlam
melaksankan fungsinya. Pelatihan berhubungan dengan efektivitas pekerjaan individu
tenaga kerja dan hubungan antar tenaga kerja yang dikembangkan merupakan program
untuk memudahkan pencapaian tujuan perusahaan. Tujuan pelaksanaan pelatihan adalah
agar para manajer mendapat pengetahuan tentang sikap dan kelakuan tenaga kerja yang
diperlukan agar kondisi perusahaan efektif. Selain tujuan yang ingin dicapai agar
pelaksanaan pelatihan dalam ilmu pengetahuan, perilaku ini berhubungan erat dengan
fungsi pelatihan yang berperan luas dalam pengambangan manajer.
Manajer yang moderen berhubungan dengan lingkungan sosialnya yang meluas di
luar pekerjaan. Mereka tidak hanya merasa puas dengan perumusan hubungan
antarmanusia. Kecakapannya harus meliputi kemampuan untuk menyatakan secara
umum keterangan riset yang pokok serta melihat, merasa, dan memahami antar hubungan
dari keanekaragaman perwujudan perilaku individu dalam pekerjaan.
Berbagai metode dapat digunakan dalam program pelatihan. Metode pelatihan
yang paling terkenal dan banyak digunakan, antara lain :
1) Metode On The Job Training
Hampir 90% dari pengetahuan pekerjaan diperoleh melalui metode on the job
training. Prosedur metode ini informal, observasi sederhana dan mudah serta praktis.
Pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerja lain yang sedang
bekerja, dan kemudian mengobservasi perilakunya. Aspek-aspek lain dari on the job
training adalah lebih formal dalam format. Pegawai senior memberikan contoh cara
mengerjakan pekerjaan dan pegawai baru memperhatikannya.
Metode ini dapat pula menggunakan peta-peta, gambar-gambar, samplesampel
masalah dan mendemonstrasikan pekerjaan agar pegawai baru dapat
memahaminya dengan jelas. Metode ini sangat tepat untuk mengajarkan skill yang
dapat dipelajari dalam beberapa hari atau beberapa minggu. Manfaat dari metode ini
adalah peserta belajardengan perlengkapan yang nyata dan dalam limgkungan
pekerjaan atau job yang jelas.
2) Metode Vestibule atau balai
Vestibule adalah suatu ruangan isolasi atau terpisah yang disunakan untuk
tempat pelatihan bagi pegawai baru yang akan menduduki suatu pekerjaan. Metode
ini merupakan metode pelatihan yang sangat cocok untuk banyak peserta (pegawai
baru) yang dilatih dengan jenis pekerjaan yang sama dan dalam waktu yang sama.
Pelaksanaan metode ini biasanya dilakukan dalam waktu beberapa hari sampai
beberapa bulan dengan pengawasan instruktur, misalnya pe;atihan pekerjaan,
pengetikan klerek, operator mesin.
3) Metode Demonstrasi dan Contoh
Suatu demonstrasi menunjukkan dan merencanakan bagaimana suatu
pekerjaan atau bagaimana sesuatu itu dikerjakan. Metode ini melibatkan penguraian
dan memeragakan sesuatu melalui contoh-contoh. Metode ini sangat mudah bagi
manajer dalam mengajarkan pegawai baru mengenai aktivitas nyata melaui suatu
tahap perencanaan dari “Bagaimana dan apa sebab” pegawai mengerjakan pekerjaan
yang ia kerjakan. Metode ini sangat efektif, kaena lebih mudah menunjukkan kepada
peserta cara mengerjakan suatu tugas, karena dikombinasikan dengan alat Bantu
belajar seperti : gambar-gambar, teks materi, ceramah, diskusi.
4) Metode Simulasi
Metode ini merupakan suatu situasi atau peristiwa menciptakan bentuk
realitas atau imitasi dari realitas. Simulasi ini merupakan pelengkap sebagai tehnik
duplikat yang mendekati kondisi nyata pada pekerjaan. Metode simulasi yang popular
adalah permainan bisnis (bussiness games).
Metode ini merupakan metode pelatihan yang sangat mahal, tetapi sangat
bermanfaat dan diperlukan dalam pelatihan.
5) Metode Apprenticeship
Metode ini adalah suatu cara mengembangkan ketrampilan (skill) pengrajin
atau pertukangan. Metode ini tidak mempunyai standar format. Pegawai peserta
mendapatkan bimbingan umum dan dapat langsung mengerjakan pekerjaannya.
6) Metode Ruang Kelas
Metode ini merupakan metode training yang dilakukan di dalam kelas
walaupun dapat dilakukan di area pekerjaan. Metode ruang kelas adalah kuliah,
konferensi, studi kasus, bermain peran dan pengajaran berprogram (programmed
instruction).
Pelatihan karyawan dewasa ini menjadi sangat penting dikarenakan beberapa
alasan. Pelatihan dapat mengurangi jumlah waktu belajar yang diperlukan karyawan
utnuk mencapai suatu tingkat atau standar yang telah ditetapkan pada suatu pekerjaan
tertentu. Pe;atihan bermanfaat bagi karyawan secara individual karena memungkinkan
mereka memperoleh tambahan pengetahuan dan ketrampilan dan bahkan mungkin dapat
membentuk sikap positif karyawan yang bermanfaat bagi organisasi. Bagi organisasi
secara keseluruhan, pelatihan memberi peluang yang lebih baik bagi suatu perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja, baik dari segi jumlah maupun mutunya.
Pelatihan karyawan, seperti halnya penempatan karyawan, harus dipandang
sebagai suatu proses, bukan sebagai kejadian sesaat (short affair). Pada umumnya dalam
seluruh masa kerjanya, karyawan akan dilatih dan dilatih kembali berkali-kali dari waktu
ke waktu.
C. Pengembangan Karyawan
Proses pengembangan terdiri atas tindakan memutuskan kompetensi, ketrampilan
atau pengetahuan yang perlu dikembangkan, dan bagaimana mencapainya. Sebagaimana
dengan kebanyakan keputusan maajerial, seorang manajer harus mengambil keputusan
ini berdasarkan sumber daya dan kesempatan yang tersedia. Tidak ada gunanya
merencanakan program pengembangan besar-besaran jika sumber dayanya habis
ditengah jalan. Tidak ada gunanya mengirim seorang anggota tim untuk mengikuti kursus
pelatihan berbiaya mahal jika ia tidak diberi kesempatan untuk mempraktekkan
ketrampilan yang ia peroleh tersebut setelah kembali bekerja.
Jadi, titik awalnya adalah mengenali status kompetensi pemegang tugas.
Kompetensi mana yang diperlukan untuk tugas itu? Ketrampilan mana yang dimilki
pemegang tugas, tetapi belum dimanfaatkan? Setelah mengidentifikasi kebutuhankebutuhan
pengembangan tersebut, seorang manajer dapat menyusun suatu rencana
pengembangan. Pastikan bahwa rencana tersebut mencakup tindakan-tindakan SMART :
spesifik (specific), dapat di ukur (measurable), dapat dicapai (achievable), realistis
(realistic), dan terutama tepat waktu (timely). Barangkali sulit merencanakan
pengembangan atau pelatihan untuk waktu yang paling sesuai, tetapi kegiatan-kegiatan
yang terlalu cepat atau terlalu lambat akan kehilangan banyak nilai.
Berbagai metode dapat digunakan dalam program pengembangan. Metode
pengembangan yang paling terkenal dan banyak digunakan, antara lain :
a) Metode Understudy
Teknik pengembangan understudy serupa dengan metode on the job. Belajar
dengan berbuat ditekankan melalui kebiasaan. Pada tehnik understudy tidak
melakukan tugas secara penuh, tetapi diberikan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya. Dalam understudy, peserta diberikan latar belakang masalah dan
pengalaman-pengalaman tentang suatu kejadian, kemudian mereka harus menelitinya
dan membuat rekomendasi secara tertulis tentang masalah-masalah yang
berhubungan dengan tugas-tugas unit kerja.
Motivasi dan minat kerja pada umumnya tinggi apabila digunakan tehnik
understudy. Konsep understudy memungkinkan perencanaan pegawai secara
sistematis dan terkoordinasi serta dapat digunakan dengan jarak waktu yang lama.
b) Metode Job Rotasi dan kemajuan berencana
Job rotasi yang melibatkan perpindahan peserta dari suatu pekerjaan pada
pekerjaan lainnya. Kadang-kadang dari suatu penempatan pada penempatan lainnya
yang direncanakan atas dasar tujuan belajar. Keuntungan job rotasi adalah antara lain
: pegawai peserta mendapatkan gambaran yang luas mengenai berbagai macam jenis
pekerjaan, mengembangkan kerjasama antara pegawai, menentukan jenis pekerjaan
yang sangat diminati oleh pegawai, mempermudah penyesuaiaan diri dengan
lingkungan tempat bekerja, sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan
penempatan kerja yang sesuai dengan potensi pegawai.
c) Metode Coaching-Counseling
Coaching adalah suatu prosedur mengajarkan pengetahuan dan ketrampilanketrampilan
kepada pegawai bawahan. Peranan job coach adalah memberikan
bimbingan kepada pegawai bawahan dalam menerima suatu pekerjaan atau tugas dari
atasannya.
Counseling merupakan pemberian bantuan kepada pegawai agar dapat
menerima diri, memahami diri dan merealisasikan diri, sehingga potensinya dapat
berkembang secara optimal dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Dengan
penyuluhan pegawai, diharapkan aspirasinya dapat berkembang dengan baik dan
pegawai yang bersangkutan mampu mencapai kepuasan kerja.
Lain halnya dengan fungsi pelatihan, arti pentingnya pengembangan manajer baru
disadari dan diterima secara luas dewasa ini. Alasan mengapa pengembangan sangat
penting adalah sama dengan alas an mengapa pelatihan penting. Jika kita berpendapat
bahwa training dan re-training adalah suatu proses terus menerus yang tiada akhirnya,
maka kita juga harus menerima pendapat pengembangan manajer yang terus menerus;
dimana setiap manajer berkembang melalui serangkaian posisi atau jabatan operasional.
Pengembangan bukanlah sekedar pelatihan. Banyak kesempatan untuk
menjalankan pengembangan muncul dari pekerjaan itu sendiri. Lihatlah apa yang dapat
ditawarkan pekerjaan tersebut sebelum berinvestasi dalam alternative-alternatif lain yang
mahal dan menyita waktu. Kesempatan-kesempatan ditempat kerja ini dapat terlewatkan
atau diabaikan begitu saja hanya karena mengutamakan penyelesaian pekerjaan tersebut.
Mendatangi tempat kerja adalah cara yang sangat baik untuk mempelajari persoalanpersoalan
yang ada.
Jawaban yang paling sederhana dari pertanyaan mengapa pelatihan dan
pengembangan tenaga kerja harus dikembangkan adalah jika perusahaan tidak
mengembangkannya, maka perusahaan akan kehilangan karyawannya. Organisasi yang
tidak memberi harapan bagi orang-orang yang mempunyai keterampilan kemungkinan
hanya akan memiliki staf yang tidak terampilan dan tidak dapat diandalkan. Dalam katakata
yang lebih positif, manusia yang berkembang adalah sumber yang lebih berharga.
Manajer akan memperoleh lebih banyak dari mereka sebagai ganti uang yang perusahaan
keluarkan. Pengembangan staf yang ada pun jauh lebih murah daripada merekrut dan
mendidik karyawan-karyawan baru. Berinvestasi dalam orang dan pengembangannya
akan mengurangi biaya operasi organisasi dan menghasilkan kepuasan pelanggan yang
lebih besar.
Keputusan yang benar-benar sulit adalah menentukan berapa biaya investasi
untuk mengembangkan orang-orang. Makin besar investasi, makin leluasa perusahaan
dalam mempekerjakan seseorang, dan mereka makin tertarik memasuki persaingan.
Setiap organisasi harus menentukan pilihan antara berinvestasi dalam manusia dan risiko
kehilangan investasi tersebut.
Dari sudut pandang langsung perusahaan, pengembangan seseorang di tempat
kerja dapat membantunya untuk secara lebih kopeten melakukan pekerjaannya. Ini akan
makin meningkatkan produktivitasnya sendiri dan produktivitas oragnisasi tersebut.
Tanggung jawab untuk mewujudkan pengembangan manusia ini dapat dipandang
sebagai suatu yang sangat mirip dengan peran orangtua. Beberapa manajer sangat
bersikap mengajari dan keras. Manajer lain bersikap lebih membantu dan mendorong
orang untuk mencari jalannya sendiri dan menilai perkembangannya sendiri. Jika anda
sudah pernah merasakan orangtua yang baik, besar kemungkinan anda akan
berkembangan menjadi individu yang matang, percaya diri, sanggup menguasai diri, dan
sanggup mengambangkan diri sendiri. Sama halnya, jika anda membimbing tim anda
dengan cara memberdayakannya dan penuh perhatian, kemungkinan besar mereka akan
menjadi anggota-anggota tim yang berhasil dan percaya diri. Lepas dari kepuasan karena
ikut serta dalam pengembangan orang lain, sikap yang positif terhadap perkembangan
orang lain ini membantu anda untuk berkinerja lebih baik dan memberi kontribusi yang
lebih bernilai.
Pengembangan sering diartikan pelatihan dan terlalu sering pelatihan itu berarti
kursus. Namun, sebenarnya pengembangan adalah suatu proses yang jauh lebih luas dan
lebih kaya daripada hanya mengikuti kursus pelatihan. Belajar seumur hidup yang
sesungguhnya dapat terjadi dalam bentuk berbagai cara, lingkungan social, hubungan dan
pembicaraan.
C. Proses Pelaksanaan pelatihan
Keputusan penyelenggaraan Pelatihan dan Pengembangan haruslah bertumpu
pada data terbaik yang tersedia, yang dihimpun dalam suatu penilaian kebutuhan (needs
assessment). Dalam penilaian kebutuhan dilakukan diagnosis terhadap masalah-masalah
saat ini dan tantangan-tantangan di masa mendatang yang akan dihadapi. Cascio (1995)
menyatakan Penilaian kebutuhan dilaksanakan dalam 3 (tiga) tipe analisis yaitu analisis
organisasional, analisis operasional, dan analisis individu.