1.6.11

FUNGSI PENGADAAN PERENCANAAN PERSONIL & PEREKRUTAN

A. Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga
kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan
dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan
tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal
perusahaan.
Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan:
a. Jumlah produksi
b. Ramalan-ramalan usaha
c. Perluasan perusahaan
d. Perkembangan teknologi
e. Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja
f. Perencanaan karier tenaga kerja/pegawai

a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang
dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang akan dihasilkan
maka akan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan/direkrut.

b. Ramalan-ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang
menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang.

c. Perluasan Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan perusahaan di
masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka perekrutan/penarikan
tenaga kerja akan semakin banyak pula.


d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih,
maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus
diperhitungkan agar dikemudian hari tidak terjadi PHK.
e. Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja haruslah diperhatikan sebab jika penawaran lebih besar dari
permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah. Dalam hal ini perusahaan
harus menghitung manakah yang paling menguntungkan, apakah dengan labor
intensive atau capital intensive. Sehingga hal tersebut akan mempengaruhi
kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.
f. Perencanaan Karier Tenaga Kerja
Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga
kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari, maka calon karyawan/tenaga
kerja yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak lagi.
B. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja
Berapa banyak jumlah tenaga kerja & tenaga kerja dengan skill yang bagaimana
yang akan dibutuhkan di masa depan itu banyak digantungkan kepada informasi
mengenai keadaan di masa lampau, keadaan saat ini dan asumsi-asumsi mengenai
keadaan di masa depan.
Asumsi yang biasa digunakan adalah dengan melihat trend di masa lampau,
sedangkan hubungan antara variabel dianggap tetap. Tetapi pada kondisi bisnis yang
dinamis dan selalu berubah maka asumsi-asumsi tersebut mungkin akan tidak berlaku,
sehingga perubahan-perubahan pada perencanaan mungkin dibutuhkan.

Terdapat tiga metode dalam memprediksi kebutuhan akan tenaga kerja, yaitu :
1. Metode Penilaian
Pada dasarnya metode penilaian memanfaatkan orang-orang yang cukup
berpengalaman dalam memprediksi kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja di masa
mendatang. Metode penilaian mempertimbangkan data kuantitatif, tetapi disamping
itu juga dipertimbangkan faktor intuisi dan keahlian.
Metode penilaian yang paling sederhana adalah metode Bottom-Up, yaitu masingmasing
unit, cabang, departemen, memperkirakan sendiri kebutuhannya akan tenaga
kerja. Idealnya manajer menerima informasi & pengarahan, yang kemudian
dikombinasikan dengan pandangan mereka sendiri untuk dapat membuat perkiraan
yang dibutuhkan tersebut. Jumlah dari perkiraan masing-masing departemen akan
merupakan jumlah keseluruhan kebutuhan akan tenaga kerja yang dibutuhkan
perusahaan.
Metode lainnya adalah metode Top-down, dimana para eksekutif mendiskusikan
bagaimana kondisi perekonomian, trend bisnis, perencanaan yang telah dibuat serta
berbagai faktor lain yang mungkin mempengaruhi kebutuhan perusahaan akan tenaga
kerja. Mereka juga membuat perkiraan-perkiraan mengenai kemungkinankemungkinan
terburuk yang mungkin terjadi.
Metode berikutnya adalah teknik Delphi, dimana para eksekutif pada masing-masing
cabang tidak bertemu, tetapi mereka membuat konsensus dengan menjawab
kuesioner-kuesioner yang diberikan oleh perusahaan mengenai perencanaan yang
akan dibuat. Kuesioner-kuesioner ini dikirim berulang-ulang dengan mencantumkan
hasil dari kuesioner sebelumnya, sehingga para eksekutif cabang tersebut dapat
membandingkan dan membuat prediksi yang lebih tepat. Teknik ini akan
meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, karena akan dapat menghilangkan
perselisihan pribadi maupun kemungkinan adanya dominasi suara dalam proses
pengambilan keputusan. Tetapi teknik ini juga memakan waktu yang lama, sehingga
untuk keputusan-keputusan yang membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat,
maka teknik ini akan sangat sulit untuk digunakan.

2. Metode Matematika Sederhana
Metode ini memanfaatkan informasi-informasi yang tersedia yang menyangkut akan
kebutuhan tenaga kerja, lalu kemudian dikombinasikan dengan rasio produktivitas
untuk tenaga kerja langsung maupun rasio staf untuk tenaga kerja tidak langsung.
Rasio produktivitas tidak langsung adalah perbandingan antara hasil produksi ratarata
dengan dengan tenaga kerja langsung setiap tahun. Sedangkan rasio staf untuk
tenaga kerja tidak langsung ialah untuk menghitung jumlah tenaga kerja tidak
langsung dalam proses produksi. Rasio-rasio ini dihasilkan dari data-data yang
dikumpulkan secara periodik dalam jangka waktu yang lama.
Perkiraan dengan memanfaatkan rasio produktivitas mendasarkan pada asumsi bahwa
jumlah dari tenaga kerja akan selalu meningkat sebanding dengan peningkatan jumlah
pekerjaan yang harus dilakukan. Hal ini tidak selalu benar, karena ada kalanya
perusahaan dapat memberlakukan aturan lembur.
Rasio produktivitas juga memanfaatkan learning curves, dimana diasumsikan bahwa
produktivitas akan meningkat seiring dengan bertambahnya pengalaman. Karyawan
yang telah bekerja cukup lama akan bisa mengetahui hal-hal apa yang dapat
membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam bekerja sehingga
produktivitas akan meningkat.
Untuk memanfaatkan learning curve dipakai progress index, yang menunjukkan
persentase belajar yang terjadi dalam setiap kali produksi menjadi dua kali lipat.
3. Metode Matematika Kompleks
Jenis metode ini dapat dipakai pada perusahaan besar yang telah memiliki
pengalaman yang cukup lama dalam perencanaan Sumber Daya Manusia.
Salah satunya adalah Metode Regresi Berganda, yang memanfaatkan berbagai faktor
yang berhubungan dengan kebutuhan akan tenaga kerja untuk memprediksi
kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
C. Perekrutan Tenaga Kerja
Perekrutan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja.
Jika perekrutan berhasil, maka artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya,
dan tentu saja peluang untuk mendapatkan tenaga kerja yang baik semakin terbuka lebar,

karena kita dapat memilih yang paling terbaik diantara karyawan tersebut. Perekrutan
tenaga kerja/pelamar dipengaruhi oleh:
1. Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa yang diberikan besar, maka pelamarnya
akan semakin banyak. Sebaliknya bila balas jasa yang diberikan kecil, maka pelamar
menjadi sedikit.
2. Status tenaga kerja. Jika statusnya adalah untuk menjadi tenaga kerja tetap maka
pelamarnya akan relatif banyak. Tetapi bila statusnya adalah sebagai tenaga kerja
honorer, maka pelamarnya sedikit.
3. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar maka jumlah pelamar
akan banyak, begitu pula sebaliknya.
4. Job specification. Jika spesifikasi pekerjaannya sedikit, maka orang yang mencoba
untuk melamar pekerjaan tersebut akan semakin banyak, begitu pula sebaliknya.
5. Metode penarikan. Bila perekrutan/penarikan terbuka luas melalui media massa atau
lain sebagainya, maka pelamar yang mencoba semakin banyak, sebaliknya.
6. Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka pelamarnya
banyak, dan sebaliknya.
7. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar maka pelamar banyak, dan
sebaliknya. Misalnya usia tenaga kerja, dsb.
8. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak maka pelamar yang
mencoba akan semakin banyak, begitu pula sebaliknya.
Apakah perekrutan itu?
Perekrutan adalah usaha mencari & mempengaruhi tenaga kerja, agar mau
melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Edwin B. Flippo
Recruitment is the process of searching for prospective employees and
stimulating them to apply for job in the organizational.
Maksudnya adalah bahwa perekrutan itu adalah suatu proses pencarian &
pemikatan para calon tenaga kerja/pegawai yang mampu bekerja di dalam organisasi.

Jadi intinya yaitu perekrutan ialah usaha mencari dan menarik tenaga kerja agar melamar
lowongan pekerjaan yang ada pada suatu perusahaan.
Siapakah yang disebut tenaga kerja itu?
Menurut Pasal 1 Undang-undang No. 14 tahun 1969, tenaga kerja adalah: tiap
orang yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan kerja,
guna menghasilkan barang ataupun jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Tenaga
kerja ini harus memenuhi persyaratan peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu.
Jadi pengertian tenaga kerja ini lebih luas bila dibandingkan dengan pengertian
karyawan, karena tenaga kerja merupakan orang yang bekerja baik didalam maupun
diluar hubungan kerja. Ciri khas hubungan kerja adalah tenaga kerja itu bekerja dibawah
perintah orang lain dengan menerima balas jasa.
Undang-undang No. 14 tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh
diadakan diskriminasi. Dalam Pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga kerja berhak
mendapat perlindungan atas keselamatan, kesehatan, kesulitan, pemeliharaan moral kerja,
serta perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama.
Kerja
Kerja adalah merupakan sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan
seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan.
Buruh/kuli
Buruh/kuli adalah seseorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah
perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya itu telah ditentukan.
Karyawan/pegawai
Karyawan/pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja dibawah perintah
orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.

Proses perekrutan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
1. Penentuan dasar perekrutan
2. Penentuan sumber-sumber perekrutan
3. Metode-metode perekrutan
4. Kendala-kendala perekrutan
1. Penentuan Dasar Perekrutan
Dasar perekrutan calon karyawan harus terlebih dahulu ditetapkan agar para pelamar
yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang akan
dijabatnya. Dasar perekrutan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan untuk menjabat jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara
terinci & jelas, agar para pelamar dapat mengetahui kualifikasi-kualifikasi yang
dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya batas usia, pendidikan, jenis kelamin,
kesehatan, dll. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar & pedoman perekrutan,
maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atau
pekerjaan tersebut.
2. Penentuan Sumber-sumber Perekrutan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan maka kita harus
menentukan sumber-sumber perekrutan calon karyawan tersebut. Sumber perekrutan
calon karyawan itu adalah sumber internal dan eksternal perusahaan.
Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari
dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan
karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu
baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika
masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian
jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial.

Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang
ada.
Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber internal itu?
Kebaikan-kebaikan sumber internal
a. Meningkatkan moral kerja & kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan
promosi.
b. Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.
c. Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
d. Waktu perekrutan relatif singkat.
e. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
f. Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal
a. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
b. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.
Bila tidak ada karyawan yang dapat memenuhi kualifikasi-kualifikasi jabatan yang
lowong tersebut, maka kita merekrutnya dari sumber eksternal.
Sumber Eksternal
Sumber Eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong
dilakukan perekrutan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, yaitu:
a. Kantor penempatan tenaga kerja.
b. Lembaga-lembaga pendidikan.
c. Referensi karyawan atau rekanan.
d. Serikat-serikat buruh.
e. Pencangkokan dari perusahaan lain.
f. Nepotisme dan leasing.
g. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
h. Sumber-sumber lainnya.

Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber eksternal itu?
Kebaikan-kebaikan sumber eksternal
a. Kewibawaan pejabat relatif baik.
b. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
Kelemahan-kelemahan sumber eksternal
a. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk
promosi.
b. Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.
c. Waktu perekrutan relatif lama.
d. Orientasi dan induksi harus dilakukan.
e. Turnover cenderung akan meningkat.
f. Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.
3. Metode-metode Perekrutan
Metode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk
ke dalam perusahaan. Metode perekrutan calon karyawan baru dibagi atas metode
tertutup dan metode terbuka.
Metode Tertutup
Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para
karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi
relatif sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan
semakin sulit.
Metode Terbuka
Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan
memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas
ke masyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan
masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi
lebih besar.

4. Kendala-kendala Perekrutan
Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendala
yang bersumber dari “organisasi, pelaksana perekrutan dan lingkungan eksternal”.
Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi pada umumnya
kendala-kendala itu adalah:

a. Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi
Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atau
tidaknya perekrutan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi yang akan
mempengaruhi perekrutan itu adalah:
• Kebijaksanaan Kompensasi dan Kesejahteraan.
Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan kesejahteraan yang cukup
besar serta adil maka pelamar yang serius akan semakin banyak, tetapi
sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan rendah maka pelamar menjadi sedikit.
• Kebijaksanaan Promosi
Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka pelamar yang
serius semakin banyak, tetapi sebaliknya jika kesempatan untuk promosi
sangat terbatas maka pelamar akan menjadi sedikit. Promosi merupakan
idaman setiap karyawan, karena dengan promosi berarti status dan
pendapatan akan bertambah besar.
• Kebijaksanaan Status Karyawan
Jika status karyawan menjadi karyawan tetap/full-time maka pelamar semakin
banyak, tetapi jika status karyawannya honorer/harian/part-time maka
pelamar akan semakin sedikit.
• Kebijaksanaan Sumber Tenaga Kerja
Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari tenaga kerja lokal
maka pelamar yang serius akan sedikit, tetapi sebaliknya bila tenaga kerja
yang akan diterima bersumber dari seluruh Nusantara, maka pelamar akan
semakin banyak.

b. Persyaratan-persyaratan jabatan
Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar maka pelamar akan
menjadi sedikit, sebaliknya jika jumlah persyaratannya sedikit maka pelamarnya
akan semakin banyak.

c. Metode pelaksanaan perekrutan
Semakin terbuka perekrutan maka pelamarnya akan semakin banyak, sebaliknya
apabila perekrutannya semakin tertutup maka pelamarnya semakin sedikit.

d. Kondisi pasar tenaga kerja
Semakin besar penawaran tenaga kerja maka akan semakin banyak pula pelamar
yang serius. Tetapi sebaliknya jika penawaran tenaga kerja sedikit maka
pelamarnya juga menjadi sedikit.

e. Soliditas perusahaan
Soliditas perusahaan dapat diartikan sebagai besarnya kepercayaan masyarakat
terhadap perusahaan, misal; besarnya perusahaan tersebut. Jika soliditas
perusahaan besar maka pelamar akan semakin banyak. Sebaliknya jika soliditas
perusahaan rendah maka pelamarnya akan semakin sedikit.

f. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal
Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingannya juga banyak
maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan perekonomian
kecil/depresi, maka pelamarnya akan semakin banyak.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar